В Университете ИТМО заработала система электронных обходных листов

С 14 мая в Университете ИТМО вводится новая система электронных обходных листов. Это значит, что теперь выпускникам не нужно будет обходить с бумажным бланком все необходимые подразделения вуза и выстаивать длинные очереди. Информация обо всех задолженностях автоматически появится в персональном обходном листе выпускника в ИСУ — в разделе «Личное портфолио» — «Обучение». Электронный обходной лист создан в рамках реализации проектов ITMO.FAMILY Центром специальных проектов и Департаментом информационных технологий. О ключевых этапах, которые нужно пройти, чтобы без хлопот ждать выпускной, рассказывает куратор проекта Екатерина Калькина.

Согласно правилам, чтобы принять участие в торжественной церемонии вручения дипломов, которая состоится 7 июля 2018 года в Петропавловской крепости, выпускнику необходимо согласовать обходной лист, получить в отделе кадров документы о предыдущем образовании, а также провести сверку своего диплома в Департаменте образовательной деятельности.

Этап 1: согласование обходного листа

До 2018 года выпускники вынуждены были проходить этот этап вручную, выстаивая длинные очереди. Например, даже если у обучающегося не было задолженности ни в одной из библиотек вуза, ему все равно необходимо было съездить в каждую из них и подтвердить отсутствие долгов, проставив подписи в бумажном бланке. Это же правило действовало в отношении других подразделений, отметки которых необходимы для согласования обходного листа.

С этого года в Университете ИТМО вводится автоматическая система согласования обходного листа. Это значит, что теперь выпускникам, у которых нет задолженностей, не придется тратить время на лишние действия.

«Раньше обучающийся был вынужден брать бланк и лично обходить все инстанции, даже если он ничего не должен. Хотелось сделать так, чтобы этот процесс был оптимизирован и выпускник знал заранее, куда ему не придется идти, ограничившись только теми местами, где он что-либо задолжал. Реализация проекта началась в сентябре 2017 года. На первом этапе мы проанализировали все пункты, которые содержались в бумажном обходном листе, чтобы исключить ненужные разделы. Далее началась работа со всеми подразделениями, задействованными в процессе согласования. Вместе с ними прорабатывалась система перевода обходного листа в электронный вид с возможностью онлайн-согласования», — рассказывает куратор проекта Екатерина Калькина.

Обновленный электронный обходной лист состоит из нескольких подразделов, именно в этих подразделениях вуза теперь необходимо подтвердить отсутствие задолженностей:

  •             Деканат         
  •             Бухгалтерия
  •             Общежитие  
  •             Военная кафедра
  •             Библиотека

Иностранным обучающимся также необходимо обратить внимание на дополнительные подразделы «Центр обучения иностранных студентов» и «Отдел миграционного учета».

Чтобы начать процесс согласования, выпускнику необходимо зайти в интранет-портал вуза (ИСУ) и найти подраздел «Обходной лист», который с 14 мая 2018 года появится в разделе «Личное портфолио» — «Обучение».

Согласование обходного листа происходит в следующем порядке:

  1. В первую очередь необходимо актуализировать контактные данные и заполнить анкету выпускника.
  2. Далее вы увидите перечень подразделов, напротив каждого из них будет указан один из трех возможных статусов:

«Согласовано» (статус выделен зеленым). Он означает, что по данному подразделу у вас нет задолженностей.

«Не согласовано» (статус выделен красным). Если вы видите этот статус, значит, у вас есть задолженность в том или ином подразделении вуза и ее необходимо погасить (например, вы не сдали книгу   в библиотеку или не заплатили за общежитие — точная причина будет указана здесь же).       

«На согласовании» (статус выделен желтым). Этот статус означает, что сейчас ответственный за согласование  сотрудник того или иного подразделения университета проводит сверку информации и принимает решение о согласовании или отказе. Здесь же, в примечании, будет указан срок, отведенный на согласование подраздела.

Если вы не увидите какой-либо из необходимых подразделов в вашем обходном листе, это значит, что он согласован автоматически при формировании обходного листа.

Этап 2: Получение документов о предыдущем образовании

После того, как все подразделы в обходном листе получили статус «Согласовано», у вас появится возможность записаться в электронную очередь, чтобы получить документы о предыдущем   образовании в отделе кадров.     

Важно:

  1. Не откладывайте запись в электронную очередь на получение документов о предыдущем образовании, иначе вам может не хватить мест для записи.
  2. Выбрать можно только один день и одно время. В том случае, если вы не явитесь в день записи, перезаписаться и прийти в другой день и время будет невозможно.

В назначенный день и время вам нужно прийти в отдел кадров за документами о предыдущем образовании. При себе необходимо иметь заполненную зачетную книжку и студенческий билет.

Этап 3. Сверка диплома

После получения документов о предыдущем образовании вы можете прийти на сверку своего диплома в Департамент образовательной деятельности. Запись на этот этап также производится с помощью системы.                   

Внимание: записаться на сверку диплома можно только после того, как вы уже сходили в отдел кадров и получили документы о предыдущем образовании.

После того, как подойдет ваша очередь, вам назначат день и время, когда вы сможете подойти в Департамент образовательной деятельности, чтобы сверить диплом. С собой необходимо взять документы о предыдущем образовании, которые вам выдали в отделе кадров, и паспорт.

Если система не дает вам возможности записаться в электронную очередь на сверку диплома, значит:

  1. Вы не записались в электронную очередь на получение документов о предыдущем образовании.
  2. Ваш диплом еще не готов, и необходимо подождать. В среднем на изготовление диплома уходит в среднем три-четыре дня после защиты, однако в некоторых случаях это может длиться дольше.                      

В процессе работы над проектом система уже была протестирована на первых десяти выпускниках бакалавриата и магистратуры. С 14 мая электронный обходной лист будет доступен для всех выпускников этого года.

В перспективе работа над проектом продолжится, добавляет Екатерина Калькина. В будущем команда разработчиков проекта планирует максимально автоматизировать процесс, сведя к минимуму человеческий фактор.

«В будущем мы, естественно, будем постоянно дорабатывать систему, потому что уже в процессе тестирования возникает довольно много вопросов, — говорит Екатерина Калькина. — В наших планах — минимизировать человеческий фактор, чтобы система могла быть максимально автоматизированной. Для этого нужно, чтобы все данные, которые существуют о студенте, были загружены в систему. Например, если бы в той же библиотеке учет велся в электронном виде, система сама могла бы отсматривать, какие книги студент взял, и выводить ему такую информацию. Сейчас ответственным сотрудникам пока необходимо вручную отсмотреть свои каталоги и выяснить, какой долг есть у студента и в какой корпус ему необходимо прийти. Над улучшениями такого рода нам еще предстоит работать, кроме того, мы планируем упрощать саму систему согласования».

Редакция новостного портала
Архив по годам:
Пресс-служба