FactoryFinder: как сервис выпускников Университета ИТМО позволяет оптимизировать работу отдела закупок, исключив рутину, откаты и человеческий фактор

По данным аналитического агентства GfK Rus, более трети пользователей Сети регулярно делают покупки в интернет-магазинах. Потребители все больше привыкают выбирать товар и оформлять заказ в пару кликов, а всевозможные онлайн-сервисы позволяют быстро заказать такси, оформить билет или снять квартиру. Работает ли подобная схема в b2b сегменте? Чтобы выбрать действительно выгодное предложение на рынке, договориться по поставкам и приобрести товар, специалисты по закупкам, работающие на предприятиях, вынуждены тратить дни, а то и недели. О решении проблемы задумалась команда FactoryFinder и разработала онлайн-сервис для оптимизации работы отдела закупок. На единой площадке объединяются поставщики, инженеры и специалисты по закупкам. Главная задача сервиса — автоматизировать работу закупщиков и позволять компаниям находить наиболее выгодные предложения по цене, срокам и условиям поставки. Половина команды FactoryFinder — выпускники Университета ИТМО, компания является резидентом Технопарка вуза, сейчас ее представительства работают в Петербурге, Таллине и Берлине. О работе сервиса, обратной стороне бизнеса в России и о том, как единая площадка в перспективе поможет зарубежным компаниям лучше понять российский рынок, — в материале ITMO.NEWS.

О FactoryFinder

«Наша команда работает в сфере производства с 2007 года, мы на собственном опыте знаем, насколько сложно бывает найти проверенного поставщика и какими длительными бывают переговоры при оформлении сделки. Мы поставили перед собой задачу: упростить процесс закупок и свести издержки к минимуму — так появился удобный сервис для компаний по всему миру», — рассказывает CEO компании FactoryFinder, сотрудник бизнес-инкубатора Университета ИТМО Алексей Соломатин.

Проект был запущен в 2016 году. FactoryFinder представляет собой сервис для руководителей отделов закупок, который позволяет им оптимизировать рутинные задачи — поиск поставщиков, сбор предложений, их систематизацию и анализ — и на выходе получить наиболее оптимальное решение, у какого поставщика и по какой цене лучше всего закупить товар. Экономия при выборе наиболее выгодных предложений составляет от 20 до 45%, отмечают авторы сервиса.

По словам Алексея, сегодня компании по всему миру ищут различные пути автоматизации процесса закупок. Наиболее популярными решениями становятся сервисы в области CRM, которые, однако, можно использовать лишь для работы с собственной базой поставщиков. В отличие от них FactoryFinder работает по модели своеобразного глобального маркетплейса, объединяющего на одной площадке заказчиков и поставщиков.

По похожему принципу в России работают некоторые тендерные или b2b-площадки – например, supl.biz, B2B-Center и ряд других. Однако и они накладывают на работу заказчиков ряд ограничений. Например, чтобы компании «зайти» на тендерную площадку, ей необходимо создавать электронную цифровую подпись. Чтобы начать работать с FactoryFinder, подпись не потребуется: компании-поставщику предстоит пройти достаточно простую процедуру валидации, которую проводят специалисты сервиса, после чего ее добавят в реестр допущенных, и она уже сможет выставлять предложения на сервисе, говорит Алексей Соломатин. По результатам аудита поставщиков на основе многих параметров рассчитывается их рейтинг надежности. В данном случае используются различные сервисы – например, Контур.Фокус. Процедура проверки проводится и с заказчиками: специалисты сервиса проверяют реальность заказа и надежность компании.

Источник: blog.factoryfinder.ru
Источник: blog.factoryfinder.ru

Кроме того, в отличие от подобных сервисов, которые концентрируются на большом количестве категорий и представляют собой скорее «доску объявлений», где можно просто разместить объявление и ждать предложений, FactoryFinder работает как рекомендательный сервис, ориентированный на клиентов, рассказывают создатели. Он работает с каждым заказчиком, формируя для него список предложений, ранжированных по цене, условиям доставки и рейтингу компаний-поставщиков и предоставляя таким образом общий срез по рынку. Вся информация о заказах и сделках хранится в личном кабинете.

Как это работает

В настоящий момент сервис объединяет 12 000 компаний, среди которых компании-поставщики, инженеры и закупщики (в основном, компании малого и среднего бизнеса). Пока команда преимущественно специализируется на рынке металлопроката и стройматериалов. Как подчеркивает Алексей Соломатин, выбор узкой ниши позволяет команде стать экспертами в конкретной области и предоставлять клиентам более качественную картину по рынку. Однако есть на площадке и компании, специализирующиеся на сегменте электроприборов, а также специалисты по 3D-печати и аддитивному производству.

Использование сервиса позволяет специалистам по закупкам не только рассчитывать наиболее оптимальные варианты и искать выгодные предложения, но и существенно экономить время, рассказывает Анастасия Кожикина, директор по развитию FactoryFinder. По ее опыту, традиционно оформление сделки, например, по металлопрокату, может затянуться на неделю. В этот срок включается рассылка предложений от заказчика, сбор и обработка ответов от компаний, их проверка и наконец выбор наиболее выгодного поставщика и оформление сделки.

FactoryFinder позволяет сократить это время до суток и меньше: после того как заказчик оставляет заявку на сервисе, первые предложения он может получить уже в течение двух часов. При этом специалисту по закупкам не нужно разбираться во всех тонкостях оформления заявки, а после получения ответов сводить их в единую таблицу, что особенно актуально для тех, кто заказывает товар сразу по десяткам позиций, отмечает она. Таким образом, система исключает человеческий фактор и возможность допустить ошибку.

Алексей Соломатин
Алексей Соломатин

Помимо экономии времени закупщика, решает сервис и еще одну проблему. Нередко в компаниях специалисты по закупкам, которые работают уже достаточно долго и «обросли» контактами, предпочитают заключать сделки с одними и теми же поставщиками, а не искать новых — с объективно более выгодными для компании предложениями. За работу с конкретными компаниями некоторые закупщики могут получать «откат», и даже малые проценты со сделок, в которых фигурируют миллионы рублей, обещают им вполне солидный «дополнительный доход», говорит Анастасия. Использование сервиса делает работу отдела закупок и отдельных менеджеров более прозрачной: руководитель компании или отдела в любой момент может проверить, с какой фирмой была заключена сделка и действительно ли она была наиболее выгодной для компании.

«Разумеется, мы работаем не только для того, чтобы у сотрудника отдела закупок было побольше времени, главная цель — помочь компаниям получать больше прибыли, быстрее и эффективнее закрывать большее количество задач, экономить деньги компании и не превращать эти деньги в откаты. Благодаря сервису руководители компаний смогут видеть ситуацию в целом: не те четыре счета, которые им принесли и где искусственно завысили цену, а реальный срез по рынку. При этом такой срез можно получить достаточно быстро и сразу выяснить, почему в вашей компании, условно, покупают за сто рублей то, что стоит на рынке 40», — приводит пример Анастасия Кожикина.

Все цены на сервисе выставляются за единицу продукции, сервис умножает их на нужное количество, получая в итоге общую стоимость товара. Схитрить не смогут не только закупщики, но и сами поставщики. Например, если единица продукции стоит в среднем по рынку 10 000 рублей, поставить за нее рубль и автоматически попасть в топ выгодных предложений не получится, продолжает Алексей Соломатин. Благодаря математической формуле такие предложения автоматически исключаются из списка релевантных. Если же это была ошибка, специалисты сервиса связываются с заказчиком и помогают исправить неточность.

Карточка заказа. Источник: blog.factoryfinder.ru
Карточка заказа. Источник: blog.factoryfinder.ru

«Сервис работает по системе полной автоматизации. Вы сами выбираете штуки, килограммы, выставляете цену отдельно за логистику, отдельно за каждую позицию. Он сам калькулирует, чтобы вы не считали, не вводили дополнительные данные. По умолчанию мы стараемся рекомендовать самые лучшие варианты, хотя последний выбор остается за заказчиком. Исходя из его выбора, все позиции пересчитываются в соответствии с предложением поставщика. Главные критерии — цена, срок, надежность и репутация компании», — рассказывает он.

Сама команда FactoryFinder зарабатывает на фиксированных суммах за использование сервиса: для клиентов предоставляется несколько пакетов услуг на разное количество времени.

География проекта

В настоящий момент представительства FactoryFinder расположены в Берлине, Таллине и Петербурге. Изначально проект создавался в России, чтобы обкатать модель взаимодействия с компаниями и проверить гипотезы. Однако уже на первом этапе создания компании команда разработчиков планировала развиваться и на глобальном рынке, не ограничиваясь только отечественными компаниями.

Как отмечает Анастасия Кожикина, сейчас ряд сотрудников, изначально работавших в петербургском офисе, переведены за рубеж. Их главная задача — выстроить долгосрочную систему отношений с иностранными поставщиками. Команда уже работает с компаниями из Европы, а также Азии — Китая, Вьетнама и Индии. Расширение сети контактов позволяет российским компаниям работать с зарубежными поставщиками напрямую, минуя перекупщиков из России.

Помимо зарубежных поставщиков, в будущем команда сервиса надеется выстроить отношение и с заказчиками из Европы и США. Как отмечают авторы FactoryFinder, сервис может помочь компаниям лучше ориентироваться на российском рынке.

«Зарубежные компании часто не понимают, как выбирать надежную компанию на российском рынке. Они пытаются искать партнеров в Сети, звонят в компании, где их не понимают, или отправляют письма и заявки, и в итоге работа ничем не заканчивается. С нашим сервисом эта проблема решается: во-первых, они сразу смогут оценивать компании по рейтингу, во-вторых, у нас многоязычная команда, которая поможет выстроить эффективную коммуникацию. Мы говорим на шести языках и готовы помогать им адаптироваться на рынке, так как знаем его особенности и те проблемы, с которыми заказчики могут столкнуться», — говорит Анастасия.

Команда

Команда проекта делится на своего рода бэкофис и фронтофис — сотрудников, которые работают на постоянной основе (это около 12 человек), и тех, которых привлекают под конкретные задачи. Техническая часть команды полностью состоит из выпускников Университета ИТМО, говорит Алексей Соломатин, также окончивший факультет информационных технологий и компьютерной безопасности вуза и защитивший здесь диссертацию. Кроме того, компания является резидентом Технопарка Университета ИТМО.

«Еще когда мы были студентами и учились на Биржевой, безусловно, знали о Технопарке, о тех ресурсах, которые он предоставляет, а также о бизнес-инкубаторе. Мы всегда достаточно плотно с ним работали и в результате стали резидентами, потому как это хорошее место и по расположению, и по возможностям, которые он может дать. Кроме того, мы продолжаем активно участвовать в предпринимательской деятельности Университета ИТМО, периодически мы помогаем в организации мероприятий, приглашаем спикеров, а также является активными членами предпринимательского сообщества, которое сейчас существует на базе вуза. Нам это интересно по многим причинам, участие в работе сообщества позволяет развиваться нам и нашему проекту», — говорит CEO FactoryFinder Алексей Соломатин.

Анастасия Кожикина и Алексей Соломатин
Анастасия Кожикина и Алексей Соломатин

Дальнейшее развитие

Сейчас команда продолжает оптимизировать работу сервиса, подстраивая его под нужды и потребности клиентов. Мелкие правки внедряются в работу сразу: например, если пользователям необходимо добавить возможность экспорта данных в Excel, эта опция быстро внедряется в текущую версию системы. Всего команда выпустила уже четыре версии системы, в последней версии была добавлена возможность запрашивать и получать счета на почту в автоматическом режиме. О регулярных изменениях сервиса и новых опциях команда информирует в своем блоге.

В дальнейших планах — продолжение оптимизации сервиса, а также выход на новые товарные рынки.

«Сейчас наша основная задача — дотестировать основные гипотезы и получить итоговый продукт, который будет универсальным и будет соответствовать потребностям наших пользователей. Кроме того, мы рассматриваем выход на новые товарные рынки. Вариантов для развития очень много – например, рынок железнодорожного транспорта, где очень большие объемы, но при этом работает много частных компаний, — комментирует директор по развитию FactoryFinder Анастасия Кожикина. — Если говорить о зарубежном развитии, то это прежде всего Европа и США. Специфика их рынков нам более понятна, кроме того, у нас уже есть сотрудники, которые там работают и имеют предварительные договоренности».

Редакция новостного портала
Архив по годам:
Пресс-служба