60 000 шагов в день и десятки новых контактов: как организовать международную научную конференцию уже на первом курсе

Можно ли уже на первом курсе бакалавриата стать организатором крупной международной научной конференции? Как общаться с учеными из разных стран и за считанные часы решить десяток внезапно появившихся проблем? В июле Университет ИТМО принимал четвертую в истории конференцию по Периодической таблице — Mendeleev 150, которая собрала в Петербурге всемирно известных ученых-химиков, физиков, преподавателей и историков химии из России, США, Великобритании, Испании, Италии, Германии, Израиля, Китая и других стран. Организационный комитет мероприятия составили студенты мегафакультета биотехнологий и низкотемпературных систем. О своем опыте и о том, как он может пригодиться в дальнейшем, они рассказали ITMO.NEWS.

Елизавета Пунченко, перешла на второй курс (программа «Пищевая биотехнология»)

Причин, почему я заинтересовалась организацией конференции, несколько. Во-первых, к тому моменту, как Михаил Вячеславович Курушкин (председатель оргкомитета конференции, ординарный доцент Химико-биологического кластера Университета ИТМО — прим.ред.) предложил нам ему помогать, большинство моих одногруппников уже вступили в различные сообщества Университета, а мне было слишком сложно выбрать что-то одно. Мне тоже хотелось участвовать в жизни университета, поэтому я сразу же согласилась. К тому же, уже тогда я понимала, что конференция будет мегакрутой, потому что такой преподаватель не может делать что-то скучное. Так в итоге и вышло.

Чем можно заниматься, став частью оргкомитета

Если у моих коллег был конкретный круг задач, то у меня они были совершенно разноплановые. Я занималась организационными документами, считала расходы, составляла письма-приглашения вузам, делала закупки для выставки Дмитрия Вейзе, продумывала с девочками оформление конференции, отвечала за постерную сессию и волонтеров, организовывала брифинги нашей команды и многое другое. На самой конференции в круг моих задач входили контроль ситуации в целом, постановка задач волонтерам, и самое главное — организация и контроль проведения постерной сессии.

Удивительно то, что нам (на тот момент первокурсникам бакалавриата) доверили столь ответственные миссии. Также я поняла, что сообщество ITMO.FAMILY — не просто слова: каждый сотрудник университета старался нам помочь.

Елизавета Пунченко
Елизавета Пунченко

В течение конференции было много интересных моментов. Например, я никогда не думала, что столкнусь с трудностью в приобретении детских игрушек (для выставки Вейзе нам были необходимы около 900 шариков и порядка 165 кубиков). Этот заказ вызвал неожиданные сложности: нигде не было достаточного количества игрушек. В итоге все нашлось, хотя из пункта самовывоза пришлось забирать их самой: было смешно тащить 600 шариков в одиночку, люди в транспорте косились.

Ещё я научилась добывать необходимые вещи буквально из воздуха: пришлось побегать как мне, так и волонтерам, оргкомитету. Например, за 2,5-3 часа мы сумели перетащить тяжеленный тачскрин с первого этажа, понять, что интернет не работает, как надо, купить пятидесятиметровый кабель, протащить его на первый этаж и подключить. В итоге все работало идеально, но нервов потратили много. В целом за время конференции я набегала около 60 000 шагов.

Чему можно научиться, став организатором научной конференции

Прежде всего, я научилась терпению. Когда отправляешь более 100 писем вручную, оно действительно необходимо. Также я научилась не спать несколько суток подряд. Поняла, что, даже если ты перепроверял все десятки раз, нужно проверить снова. Научилась быстро реагировать на обстоятельства в непредвиденных ситуациях, а также структурировать свой почтовый ящик, ведь в такой ситуации постоянно приходят десятки писем, все нужно распределить, чтобы не забыть что-то важное.

Выставка Дмитрия Вейзе
Выставка Дмитрия Вейзе

В целом этот опыт — огромный, просто гигантский плюсик в CV. Незаметно ты приобретаешь какие-то новые навыки. Окружающие поймут, что ты ответственнее, чем кажешься на первый взгляд. Быть организатором интересно, теперь хочется достигать все новых и новых высот.

Надежда Максименко, перешла на второй курс (программа «Экологический инжиниринг»)

Быть частью такого масштабного события, как наша конференция Mendeleev 150, — это огромная честь для меня. Моя школа — Лаборатория непрерывного математического образования — уже больше 15 лет организует международный Балтийский научно-инженерный конкурс, на котором я однажды работала волонтером. Мне нравится заниматься подготовкой мероприятий, поэтому и возможность сделать это в университете меня привлекла. К тому же, это событие мирового масштаба, оно связано с одной из моих профильных тем — химией. Этот опыт стал отличной возможностью познакомиться с интересными учеными в этой области.

Чем можно заниматься, став частью оргкомитета

В ходе подготовки конференции я занималась «компьютерной» работой: следила за зарегистрировавшимися участниками, заполняла большую базу с их данными, проверяла платежи. Непосредственно на конференции я помогала с общим организационным процессом, регистрировала участников, а также была ответственной за презентации выступающих и саундтрек к их выходам на сцену — вот там я смогла даже проявить креатив.

Надежда Максименко
Надежда Максименко

На конференции было много забавных случаев и историй. Мне особенно запомнилось, как несколько спикеров попросили конкретную музыку на их выход, а потом благодарили меня. А один из выступающих прислал мне обновленный вариант своей презентации в 2 часа ночи в тот день, когда должен был выступать, и тоже сказал большое спасибо за оперативность. Но одним из самых классных воспоминаний для меня останется день перед конференцией, когда волонтёры доклеивали экспонаты Дмитрия Вейзе и все, в том числе и я, носились по лестнице вверх-вниз. Тогда мы ещё не знали, насколько все здорово получится.

Чему можно научиться, став организатором научной конференции

Такой опыт может дать очень много навыков, которые сейчас называют soft skills. Они включают в себя и работу с данными на компьютере, и общение с участниками через почту и очно на самой конференции, и работу в команде — все это я очень хорошо «прокачала», поработав на Mendeleev 150. И еще одна немаловажная деталь, которая учит работать в команде, — я поняла, что, именно когда вы трудитесь вместе, нужно максимально стараться не ошибаться, ведь из-за этого может приостановиться большая часть работы и пострадаешь не только ты. И, опять же, учишься взаимовыручке. Я очень благодарна всем другим организаторам, потому что на протяжении всего времени подготовки я знала, что могу получить любого рода помощь по организации.

Для меня конференция — это опыт и знания, которые я смогу использовать в дальнейшем. Кто-то стал менее зажатым в разговорах с людьми, в том числе с иностранцами, кто-то получил полезную привычку несколько раз в день проверять почту (это я). Все это умения, которые только таким способом и зарабатываются.

Софья Антипова, перешла на второй курс (программа «Экологический инжиниринг»)

Софья Антипова (вторая слева)
Софья Антипова (вторая слева)

Работа по организации конференции показалась мне очень крутой возможностью, и я решила не упускать такой шанс. До этого я лишь пару раз принимала участие в мероприятиях в качестве волонтера, но роль организатора для меня была в новинку.

Чем можно заниматься, став частью оргкомитета

Я занималась организацией перелетов, проживания приглашенных спикеров, такси для гостей, а также ланчей, фуршетов и кофе-брейков. В эти три дня было довольно много работы, необходимо было одновременно контролировать много вопросов. Но, как мне кажется, все прошло наилучшим образом.

Очень круто было окунуться в атмосферу работы в вузе, где ты чувствуешь себя частью большой команды. Во время самой конференции было очень приятно видеть множество гостей, которые наслаждались пребыванием здесь. Для меня было неожиданным при разговоре с некоторыми гостями получить предложение связаться, если вдруг окажусь в их городе или же решу поехать по обмену. Эта конференция дала мне, как и всем участникам, огромную возможность — познакомиться с профессорами, учеными со всего мира, узнать больше об их работе, исследованиях.

Чему можно научиться, став организатором научной конференции

Одним из важных навыков стало общение в деловом стиле. Раньше не приходилось часто писать официальные письма, но теперь я без проблем с этим справляюсь на двух языках. Также пришлось довольно много работать с документами, взаимодействовать с разными подразделениями вуза. Периодически мы собирались нашим оргкомитетом для обсуждения текущих вопросов. Но что очень важно, Михаил Вячеславович всегда поддерживал нас, координировал всю работу, в результате чего каждый знал, что и как ему делать.

Софья Антипова
Софья Антипова

Мне кажется, самое ценное, что мы получаем в результате таких мероприятий — это связи. Уверена, в дальнейшем многих из нас ждет стажировка за границей, а возможно, работа над проектом вместе со студентами из других стран. Кроме того, приобретенные навыки коммуникации, организации столь масштабного и значимого мероприятия помогут в дальнейшем при устройстве на работу, подаче заявок на гранты, стажировки или в организации новой конференции.

Александра Игнатенкова, перешла на второй курс (программа «Продукты питания животного происхождения»)

В школе я была не слишком активной, организовывала, конечно, всякие мероприятия, но это было только в рамках моего класса. Всегда думала, что активную жизнь начну, когда поступлю в университет. Мне хотелось с чего-то начать, потому что просто учебы мне было мало. Когда появилась возможность организовывать конференцию, я поняла, что это мой шанс.

Чем можно заниматься, став частью оргкомитета

В ходе подготовки к конференции я отвечала за брендинг. Иными словами, если обобщать, все материальное, что можно было увидеть и потрогать, придя на конференцию. Я работала с дизайнерами, согласовывала макеты, отвечала за идеи — от значков и футболок до баннеров на сцене и наклеек на пол. Неожиданным было то, что я без какого-либо опыта смогла справиться с этим объемом работы. Я люблю трудности и рада, что выбрала именно эту задачу.

Оргкомитет Mendeleev 150
Оргкомитет Mendeleev 150

Чему можно научиться, став организатором научной конференции

Не думаю, что работа над конференцией сильно меня поменяла, но, что действительно важно и полезно, она помогла мне войти в жизнь университета. До начала работы с ней я практически никого не знала, не общалась ни с кем, кроме пары человек из группы, и избегала новых знакомств. Благодаря конференции я устроилась на работу в университете и уже несколько месяцев работаю в ИМРиП, также участвую в подготовке и проведении конференций.

Также в состав оргкомитета международной конференции Mendeleev 150 вошли Анна Ванина, Дарья Русикова, Дарья Минакова и Ольга Бояринцева. Все они также на момент подготовки конференции являлись первокурсницами Университета ИТМО. 

Редакция новостного портала
Архив по годам:
Пресс-служба